Gemeinde Kolbingen, zwischen Himmel und Höhle - Archivordnung

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Gemeinde Kolbingen

Archivordnung 

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Archivordnung der Gemeinde Kolbingen

Aufgrund von § 4 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg und § 7 Abs. 3 des Landesarchivgesetzes hat der Gemeinderat am 17.1.1994 folgende Satzung beschlossen:

§ 1

Aufgaben und Stellung des Gemeindearchivs

(1) Die Gemeinde Kolbingen unterhält ein Gemeindearchiv.

(2) Das Gemeindearchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert mit den entsprechenden Amtsdrucksachen zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen sowie allgemein nutzbar zu machen. Das Gemeindearchiv kann fremdes Archivgut aufnehmen.

(3) Das Gemeindearchiv fördert die Erforschung und die Kenntnis der Orts- und Heimatgeschichte.

(4) Das Archiv der Gemeinde Kolbingen wird bis auf weiteres vom Kreisarchiv für den Landkreis Tuttlingen betreut. Das Kreisarchiv ist beim Ausbau und bei der Führung des Archivs behilflich.

§ 2

Benutzung des Gemeindearchivs

(1) Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Archivordnung das Gemeindearchiv benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts nichts anderes ergibt.

(2) Als Benutzung des Gemeindearchivs gelten
(a) Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal,
(b) Einsichtnahme in die Findbücher und sonstigen Hilfsmittel,
(c) Einsichtnahme in Archivgut.

§ 3
Benutzunqserlaubnis

(1) Die Benutzung des Gemeindearchivs wird auf Antrag zugelassen, soweit Sperrfristen nicht entgegenstehen.

(2) Der Antragsteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen und einen Benutzungsantrag auszufüllen.

(3) Die Benutzung des Gemeindearchivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
(a) Grund zu der Annahme besteht, daß das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden,
(b) Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen oder
(c) der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde oder
(d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
(e) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.

§6 LArchG, § 8, § 10 BArchG gelten für die Kommunalarchive unmittelbar. Archivgut darf nicht vor Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Unterlag Archivgut Rechtsvorschriften der Geheimhaltung, darf es frühestens 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Bezieht es sich nach seiner Zweckbestimmung auf eine natürliche Person, so darf es frühestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden; kann der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt. Die Sperrfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. Die Protokolle nichtöffentlicher Sitzungen sind nicht einsehbar.

(4) Die Benutzung des Gemeindearchivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden insbesondere wenn
(a) Interessen der Gemeinde verletzt werden könnten
(b) der Antragsteller wiederholt schwerwiegend gegen die Archivordnung verstoßen hat oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
(c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benützung nicht zuläßt,
(d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
(e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, erreicht werden kann.

(5) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z.B.Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
(a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen oder
(b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten oder
(c) der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
(d) der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.

§ 4

Ort- und Zeit der Benutzung. Verhalten bei der Benutzung

(1) Das Archivgut kann nur in dem von der Gemeinde festgesetztem Raum eingesehen werden. Das Betreten des Magazins durch Benutzer ist nur in Begleitung des Archivpersonals bzw. Von Gemeindebediensteten gestattet.

(2) Die Benutzer haben sich am Ort der Nutzung so zu verhalten, daß kein anderer behindert oder belästigt und das Archivgut nicht gefährdet wird.

(3) Schreibmaschinen und Diktiergeräte dürfen nur mit vorheriger Zustimmung verwendet werden.

§ 5

Vorlage von Archivgut

(1) Das Gemeindearchiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken; es kann die Bereithaltung zur Benutzung zeitlich begrenzen.

(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung in gleichem Zustand wie es vorgelegt wurde, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere
(a) Bemerkungen und Striche anzubringen,
(b) verblaßte Stellen nachzuziehen,
(c) darauf zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.

(3) Bemerkt der Benutzer Schäden am Archivgut, so hat er sie unverzüglich anzuzeigen

(4) In Ausnahmefällen kann Archivgut an hauptamtlich verwaltete Archive und zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden.

§ 6

Haftung

(1) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für die sonst bei der Benutzung des Gemeindearchivs verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, daß ihn kein Verschulden trifft.

(2) Die Gemeinde haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind.

§7

Auswertung des Archivguts

Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Gemeinde, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Er hat die Gemeinde von Ansprüchen Dritter freizustellen. Belegstellen sind anzugeben.

§ 8

Belegexemplare

(1) Der Benutzer ist verpflichtet, von einem Druckwerk im Sinne von 2 Abs. 1 des Pflichtexemplargesetzes, das er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Gemeindearchivs verfaßt oder erstellt hat, nach Erscheinen des Druckwerkes der Gemeinde unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern.

(2) Ist dem Benutzer die unentgeltliche Ablieferung eines Belegexemplares insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes nicht zumutbar, kann er der Stadt entweder ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen oder eine Entschädigung bis zur Höhe des halben Ladenpreises verlangen. Wenn ein Ladenpreis nicht besteht, kann der Benutzer eine Entschädigung bis zur Höhe der halben Herstellungskosten des Belegexemplars verlangen.

(3) Absätze 1 und 2 gelten entsprechend für Veröffentlichungen des Benutzers in Sammelwerken oder Zeitschriften sowie für Schriftwerke, die nicht veröffentlicht sind.

(4) Beruht das Druckwerk oder nicht veröffentlichte Schriftwerk nur zum Teil auf der Verwendung von Archivgut des Gemeindearchivs, hat der Benutzer die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und der Gemeinde eine Vervielfältigung der entsprechenden Seiten zu überlassen.

(5) Ohne Zustimmung des Benutzers dürfen nicht veröffentlichte Schriftwerke von der Gemeinde nur zur Erschließung von Archivgut verwendet werden: anderen Personen darf keine Einsicht in nicht veröffentlichte Schriftwerke gewährt werden. Absatz 5 findet keine Anwendung, wenn das Urheberrecht erloschen ist.

§ 9

Reproduktionen und Editionen

(1) Die Fertigung von Reproduktionen und deren Publikation bedürfen der Zustimmung der Gemeinde. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck und unter Angabe der Belegstellen verwendet werden.

(2) Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist der Gemeinde ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.

(3) Die Herstellung von Reproduktionen fremder Archivalien bedarf der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers.

§ 10

Gebühren

(1) Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der Verwaltungsgebührensatzung der Gemeinde.

(2) Bei der Benutzung des Gemeindearchvis für wissenschaftliche und ortsgeschichtliche Zwecke kann auf die Erhebung von Gebühren verzichtet werden.

§ 11

Geltungsbereich

Diese Archivordnung gilt auch für Archivgut anderer Stellen, soweit mit den abgegebenen Stellen keine andere Vereinbarung getroffen wurde.

§ 12

Inkrafttreten

Diese Archivordnung tritt am Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.

Kolbingen, den 17.1.1994